Secara umum dapat dikatakan bahwa arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya. Sedangkan jika didefinisikan arsip adalah merupakan naskah-naskah, baik dalam bentuk tunggal maupun dalam bentuk kelompok/ kumpulan, dalam bentuk tertulis/ bergambar, media baru, maupun dalam bentuk suara (rekaman).

Selanjutnya jika dilihat dari peranan atau kegunaan arsip diantaranya adalah: Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi

Dimasa Pandemi Covid-19 saat ini tidak dapat terelakkan lagi, bahwa dampak yang ditimbulkan sangat komplek dan berdampak luas, yaitu tidak hanya pada sektor kesehatan saja, akan tetapi juga aspek politik, ekonomi, pendidikan, sosial budaya, pertahanan, keamanan, bahkan sangat berdampak pada kesejahteraan rakyat. Oleh sebab itu tentu pada saat ini perlu adanya penanganan yang serius dan komprehensif, baik yang menyangkut penanganan kasus secara langsung maupun terkait dengan proses pendanaan/ pengelolaan keuangan yang ada secara akuntabel. Dengan demikian peran arsip sebagai pengamanan dukumen menjadi sesuatu yang sangat penting/ krusial.

Pentingnya Arsip

Perlunya Arsip dalam penanganan Covid-19 yang saat ini sedang dalam proses yang kita alami bersama, antara lain; Pertama, sebagai pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. Maksudnya adalah setiap yang lakukan, baik yang menyangkut perencanaan dan pelaksanaan kebijakan percepatan penangan covid-19, pengendalian maupun pengawasan pelaksanaan percepatan penangan covid-19, serta pelaporan percepatan penangan covid-19 haruslah dapat dipertanggungjawabkan dan hal tersebut sangat memungkinkan menjadi kenangan/ memori bagi kita semua bangsa Indonesia bahkan bangsa-bangsa di dunia ini. Apa yang terjadi saat ini dapat menjadi pelajaran yang berharga dimasa yang akan datang. Bagaimana proses penanganan dalam menghadapi bencana/ wabah, bagaimana proses pemulihan (recovery) yang harus dilakukan jika suatu saat perisntiwa ini terjadi lagi, dan lain sebaginya.

Kedua, sebagai bukti akuntabilitas anggaran, maksudnya bahwa segala pendanaan/ pembiayaan program percepatan penaganan covid-19 harus dapat dibuktikan penggunaan keuangannya secara jelas/ transparan. Oleh karenanya dokumen-dokumen yang berkaitan dengan percepatan penanganan Covid harus diagendakan dalam bentuk arsip yang lebih tertib, sehingga sewaktu-waktu diperlukan pemeriksaan siap untuk disampaikan/ ditunjukkan kepada Tim pemeriksa. Apalagi jika kita menilik terkait harga-harga sarana prasarana medis yang tidak wajar (diluar kewajaran harga), tentu hal tersebut harus dibuktikan dengan argument dan data-data/ dokumen pengadaan yang valid serta dapat dipercaya/ diyakini kebenarnya.

Untuk itu berbagai hal tersebut telah ditegaskan sebagaimana tertuang dalam Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPANRB) Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Corona Virus Disease (Covid-19) dalam Mendukung Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah. Surat Edaran MenPANRB tersebut dikeluarkan dengan masud sebagai Panduan bagi pencipta arsip dan Lembaga kearsipan dalam menyelamatkan arsip penanganan Covid-19, serta dalam upaya menjamin ketersediaan arsip untuk bukti akuntabilitas penggunaan anggaran dan sebagai memori kolektif bangsa.

Siapa Pencipta Arsip ?

Guna mempermudah pemahaman terkait dukumen-dokumen percepatan penanganan Covid-19 sebagai sumber penciptaan arsip yang harus diselamatkan, antara lain dapat dikatagorikan/ dikelompokan sesuai kriteria arsip, sebagai berikut;

- Arsip yang tercipta dalam rangka penetapan dan pelaksanaan kebijaksanaan percepatan penanganan Covid-19
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengkoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan Covid-19
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengawasan pelaksanaan percepatan penanganan Covid-19
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengerahan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan Covid-19
- Arsip yang tercipta dalam rangka pelaporan percepatan penanganan Covid-19
- Arsip yang tercipta sebagai akibat atau dampak penanganan Covid-19, baik secara langsung maupun tidak langsung
- Arsip yang tercipta dalam upaya penanggulangan Covid-19, antara lain dan tidak terbatas pada inovasi, sarana dan prasarana/ infrastruktur, pengobatan/vaksin, perawatan pasien, penggunaan teknologi dan hasil riset.

Bagi arsip penanganan Covid-19 yang bernilai guna kesejarahan seyogyanya diserahkan kepada Lembaga kearsipan. Namun apabila fisik arsip penanganan covid-19 yang memiliki nilai kesejarahan tersebut belum dapat diserahkan karena masih memiliki nilai guna primer atau hal lain, maka pencipta arsip melaporkan daftar arsip dan mengamankan keberadaan fisik arsipnya sampai dengan diserahkan kepada Lembaga kearsipan.

Hal lain yang perlu dipahami adalah siapa sesungguhnya Lembaga atau personal sebagai pencipta arsip itu? Lembaga/ personal pencipta arsip Covid-19, antara lain;

- Organisasi/ Lembaga Pemerintah yang sesuai dengan keputusan Presiden/ Gubernur/ Bupati tentang Gugus Tugas Percepatan penanganan covid-19 yg berperan atau terkait penanganan Covid-19;
- Organisasi/ lembaga lain yg terdampak luas yg berperan atau terkait penganan Covid-19; Perusahaan pusat maupun daerah yang berperan atau terkait penanganan Covid-19;
- Organisasi masyarakat tingkat pusat/Provinsi/ Kabupaten yang berperan atau terkait penanganan Covid-19; Perorangan yang berperan atau terkait penanganan Covid-19.

Akhirnya kita semua berharap, dengan pengelolaan arsip yang baik atas dokumen-dokumen penting yang tercipta dari semua stakeholder dimasa Covid-19 tersebut akan berpengaruh pada ketersediaan arsip yang bermutu yang pada suatu saat dapat digunakan sebagai bukti sejarah/ memory kolektif bangsa sekaligus sebagai sumber referensi dalam penanganan suatu peristiwa yang mungkin sama atau sejenisnya. Dan hal terpenting dengan adanya arsip atas data/ dokumen terkait keuangan yang berkualitas dapat digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban atas penggunaan anggaran/ keuangan secara akuntabel.